Gençlik Ve İzcilik Eğitimi Tesisleri Teftiş Rehberi
A- FİZİKİ DURUM
1. Kurumun Bina, Bahçe ve Tesislerinin Genel Durumu
a) Atatürk büstü bulunur; bakım ve koruması yapılır (14/01/1981 gün ve 282-81 sayılı genelge, 1928 sayılı TD).
b) Bayrak direği bulunur; standarda uygun olur (Türk Bayrağı Tüzüğü, Madde: 6-7)
c) Tabelalar (Milli Eğitim Bakanlığı Kurum Tanıtım Yönetmeliği, Madde:5, 6, 7; MEB Kurum Tanıtım Kılavuzu; Eylül 2006 tarih ve 2588 sayılı TD):
Tabelalara binaların ana giriş kapısının sol yanında yer verilir.
Tabelalar, yaklaşık 50 metre uzaklıktan okunabilecek netlikte, ebatları binanın büyüklüğü ile orantılı ve mimari özelliğine uygun, iklim şartlarına dayanabilir malzemeden, ışıklı veya ışıksız olarak yapılır.
Kurum tabelası; yeşil zemin üzerine siyah renkte temel büyük harflerle Türkçe yazılır.
İl, ilçe ve kurum adı, kılavuzdaki örneklerde gösterildiği gibi logonun sağında yer alır.
Tabelalarda logo ve yazı dışında başka unsurlara yer verilmez.
Kurumlarının yerleşimindeki; birimi, bölümü, katları gösteren yönlendirme tabelaları yönetmelik ve kılavuza uygun olarak düzenlenir.
Adlandırma tabelaları olarak ifade edilen tabelalar, yönetmelik ve kılavuzda belirtilen standartlara uygun olur.
Yerleşke özelliği taşıyan kurumların bahçe girişinin uygun bir yerine kurumun bölüm ve birimlerini belirten yerleşim planı konulur.
Yerleşke özelliği taşıyan kurumların ana giriş (bahçe) kapısında kullanılan tabelaların zemin rengi yerleşim bünyesinde bulunan kurumların renklerinden birisi olarak o kurum tarafından belirlenir veya Bakanlığın tabela renginde düzenlenir.
MEB Kurum Tanıtım Yönetmeliği ile MEB Kurum Tanıtım Kılavuzu uygulamalarında, MEB Ortaöğretim Genel Müdürlüğünün 30/03/2007 tarih ve 2007/28 sayılı Genelgesi de dikkate alınır.
2. Türk Bayrağı Mevzuatını Uygulama (2893 Sayılı Türk Bayrağı Kanunu 24/09/1983 tarih ve 18171 Sayılı RG., Türk Bayrağı Tüzüğü, 17/03/1985 tarih ve 18697 Sayılı RG).
a) Kurumun ön yüzüne veya bu yüzdeki balkonun yahut çıkıntılı yerin tam ortasına dikey olarak, bu mümkün değilse, alt ucu yoldan geçenlere dokunmayacak yükseklikte bina yüzüyle direk arasında 45 derecelik açı yapacak şekilde eğik olarak bir bayrak direği dikilmelidir. Bayrak direği ağaç ve madenden yuvarlak olarak yapılmalı, direğin üst ucunda, içinde bayrak ipinin geçmesine yarayan bir makara olan, yassı, yuvarlak ve direğin kalınlığıyla orantılı bir tepelik bulunmalıdır. Bayrak direği ağaç ise kendi renginde cilalı veya beyaz, bronz veya ağaç rengine boyalı olmalıdır (Türk Bayrağı Tüzüğü Madde: 7).
b) Bayrak, Türk Bayrağı Kanunu ve Tüzüğüne uygun olur (Türk Bayrağı Kanunu, Madde: 2, Türk Bayrağı Tüzüğü, Madde: 3, 4, 5).
c) Aynı alanda birden çok binaya yerleşmiş bulunan kamu kurum ve kuruluşlarında tek Bayrak çekilir. Ayrı alanlarda birden çok binaya yerleşmiş kamu kurum ve kuruluşlarında ise her binaya Bayrak çekilir. Birden çok kamu kurum ve kuruluşunun bulunduğu bir binaya mülki idare amirinin belirlediği kurumca tek Bayrak çekilir (Türk Bayrağı Tüzüğü, Madde: 15/A)
d) Göndere çekilecek Bayrak okul (kurum) müdürünün odasında düzgün katlanmış (Bayrağın katlama biçimi için bkz. Türk Bayrağı Tüzüğü, Madde: 21/A) temiz beyaz bir örtü içerisinde camlı bir dolapta muhafaza edilir (MEB Bayrak Törenleri Yönergesi, Madde:10).
e) Yırtılmış, eskimiş, rengi solmuş bayraklar kullanılmaz (Türk Bayrağı Kanunu, Madde: 7, Türk Bayrağı Tüzüğü, Madde: 26).
f) Sürekli çekili kaldığı yerlerde Bayrak, bakım, onarım ve yenisiyle değiştirilmesi için sabah veya akşam alacakaranlık zamanında törensiz olarak indirilir ve çekilir (Türk Bayrağı Tüzüğü, Madde: 8).
g) Bayrak, Türk Bayrağı Tüzüğünün 21. Maddesi ile Türk Bayrağı Kanununun 6. Maddesinde belirtilen yerler dışında, örtü amacıyla kullanılamaz (Türk Bayrağı Tüzüğü, Madde 21, 26, Türk Bayrağı Kanunu, Madde 6).
h) Türk Bayrağı, gönderde, sürekli çekili kalır. (Türk Bayrağı Kanunu Madde: 3, Türk Bayrağı Tüzüğü Madde: 8/G)
ı) Yırtılmış, eskimiş, solmuş bayraklar ilçelerde Kaymakamlıklara, illerde Valiliklere teslim edilir; Kaymakamlıklarca toplanan bayraklar, valiliklerine teslim edilir (Türk Bayrağı Tüzüğü Madde: 38, Eskimiş, Solmuş, Yırtılmış ve Kullanılamayacak Duruma Gelmiş Bayrakların Yok Edilmesi Usul ve Esaslarını Gösterir Yönetmelik, Madde: 5, 6 08/06/2001 tarih ve 24426 sayılı RG).
3. Binanın Kullanılması
a) Gençlik ve İzcilik Kamp Tesisi olarak açılacak yerin ulaşımının kolay ve en az 10.000 m2'lik arsaya sahip olması, mutfak, yemekhane ve yatakhane ile yeterli sayıda duş, WC, ankesörlü telefonunun bulunması; izci evleri için ise en az iki oda, bir salon ile açık alanın olması gerekir (Kurum Açılması ve Kapatılmasına İlişkin Esaslar, 15/08/1994 tarih ve 2412 sayılı Tebliğler Dergisi).
b) Tesisler, yıllık faaliyet programı dışındaki kalan zamanlarda; a) Bakanlığa bağlı resmi ve özel okullarda öğrenim gören öğrencilere, b) Yüksek okul ve üniversite öğrencilerine, c) Gençlik ve İzcilik Liderlerine, d) Dernek ve Spor Kulüplerine, e) Bakanlık ve Merkez taşra Teşkilatı mensuplarına, f) Öğretmenlere, g) Kamu kurum ve Kuruluş mensuplarına, tahsis edilebilir. Tahsis için gerekli başvuru, tesisin bulunduğu İl Milli Eğitim Müdürlüğüne yapılır. İl Milli Eğitim Müdürlüğü, Valilik ve Daire Başkanlığı ile koordineyi sağladıktan ve Valilik onayını aldıktan sonra tahsisi yapar. Ayrıca Daire Başkanlığınca hazırlanan İç Hizmet Talimatına uymakla yükümlüdürler (MEB Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği, Madde: 19).
c) Kurumun fiziki yapısında yapılan tadilatlar için izin alınır (Devlet Binaları Bakım Onarım ve İşletme Yönetmeliği, Madde: 7)
d) Kurum müdürünce uygun görülen bir yer “sigara içme yeri” olarak ayrılır. Örneğine uygun sigara içilmez levhaları asılır (4207 sayılı Kanun, MEB Sağlık İşleri Daire Başkanlığının 1996/76 sayılı genelgesi).
e) Kurumun, düzen ve temizliği sağlanır. Tuvaletlerde ve banyolarda temizlik madde ve malzemeleri bulundurulur. Kurumun boya badana ve onarımı yapılır; günlük, haftalık, aylık, yarıyıl ve yaz tatili temizlik iş planları hazırlanır ve uygulanır (Temizlik Rehberi, 2092 Sayılı TD).
f) Amacına uygun Atatürk Köşesi düzenlenir (TTK Başkanlığının 20/03/1977 tarih ve 3953/6 sayılı kararı). Atatürk köşelerinde Türk Bayrağı da bulundurulur (Türk Bayrağı Tüzüğü Madde: 20).
g) Bakandan başlamak üzere genel müdür, vali, kaymakam, bölge müdürü, il müdürü, ilçe müdürü gibi sıralı amirlerin veya kurumun eski yöneticilerinin fotoğrafları kurum binasına asılamaz (Başbakanlığın 2004/26 sayılı Genelgesi, 01/12/2004 tarih ve 25657 sayılı RG).
4. Güvenlik
a) Sivil Savunma Tedbirleri (Sivil Savunma ile ilgili Mükellefiyet, Tahliye ve Seyrekleştirme, Planlama ve Diğer Hizmetler Tüzüğü Madde 62, Kamu Binaları, Daire ve Müessesler İçin Sivil Savunma Kılavuzu Madde 112, MEB Savunma Sekreterliğinin 11/07/2000 tarih ve 2000/836 sayılı yazısı, Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik, Madde: 128, 26/07/2002 tarih ve 24827 sayılı RG).
Anılan tüzük ve kılavuza göre personel sayısı 100 den az olan kurumlar Sivil Savunma planı hazırlamazlar. Bu kurumlar Sivil savunma Tedbir Planı hazırlar ve Mahalli Mülki Amirlerine onaylatırlar. İstendiği taktirde planın bir örneğini İl Milli Eğitim Müdürlüğüne ve İl ve İlçe Sivil Savunma Müdürlüklerinde muhafaza edilmek üzere gönderirler. Bu planlar Bakanlığa gönderilmez.
Hazırlanan Tedbir Planının yürütülmesini, Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmeliğin 128. Maddesi hükmüne göre oluşturulmuş olan ekipler gerçekleştirir. Ayrıca sivil savunma ekipleri kurulmaz (MEB Savunma Sekreterliğinin 11/07/2000 tarih ve 2000/836 sayılı yazısı).
b) Yangından Korunma Önlemlerinin Alınması (Binalarının Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik, 26/07/2002 tarih ve 24827 sayılı RG).
Binaların ana girişi ve civarında, park yasağı ihdas edilir ve bu husus trafik levhaları ve işaretleriyle gösterilir (Madde: 6/e).
Çatının giriş kapısı devamlı kilitli tutulur ve yalnızca bina yöneticisinin izniyle çatıya çıkılabilir. Çatıya elektrik tesisatı çekilemez; zorunlu durumlarda yangına karşı ilave tedbirler alınarak yetkili kişiler eliyle elektrik tesisatı çekilebilir. Çatının, depo ve arşiv olarak kullanılması için sprinkler sistemi ile korunması zorunludur. Çatılarda yangına karşı koruma gereçlerinden başka bir eşya, yanıcı-parlayıcı madde vs. bulundurulmaz. Çatı araları periyodik olarak temizlenir (Madde: 61)
Yangın dolabı bulundurulur ve standardı sağlanır (Madde: 94).
Her bağımsız bölüm için bir adet olmak üzere, beher 200 metrekarelik taban alanı için 1 adet ilave edilerek uygun tipte 6 kg' lık yangın söndürücü bulundurulur. Taşınabilir yangın söndürme tüpleri TS 862- EN 3 kalite belgeli olacaktır. Bütün yangın söndürücülerin periyodik kontrol ve bakımı TS 11748 standardına göre yapılacaktır. Söndürücülerin bakımını yapan üretici veya servis firmaları Sanayi ve Ticaret Bakanlığının dolum ve servis yeterlilik belgesine sahip olmalıdır. Servis veren firmalar istenildiğinde müşterilerine belgelerini göstermekle yükümlüdürler. Binalara konulacak yangın söndürme tüplerinin cins, miktar ve yerlerinin belirlenmesi konusunda mahalli Sivil Savunma Müdürlüğü ve itfaiye teşkilatının görüşü alınır (Madde: 99).
Alarm sistemi oluşturulur (Madde: 74).
Kaçış yolları oluşturulur ve işaretlerle gösterilir (Madde: 30).
Yıldırımdan korunma tesisatı yapılır (Madde: 64).
Kurumdaki personelden söndürme, kurtarma, koruma ve ilk yardım ekipleri kurulur, eğitilir ve zaman zaman tatbikat yapılır (Madde: 127, 128, 130).
Baca tesisatı, TS 2165 ve TS 1481'deki esaslara uygun olmalıdır. Odun ve kömür gibi yüksek oranda is bırakan yakıt kullanıldığı takdirde borular ayda bir, bacalar 2 ayda bir; diğer yakıtlar kullanıldığında borular 2 ayda bir, bacalar 3 ayda bir temizlenir. Baca temizliği, mahallin itfaiye teşkilatı tarafından yapılır. Ancak, bu konuda itfaiye teşkilatından aldığı izinle ve belediye encümeninin belirlediği fiyat tarifesi üzerinden faaliyet gösteren özel firmalar varsa, temizlik onlara da yaptırılabilir (Madde: 58).
Her türlü binada, elektrik iç tesisatına ilişkin kuvvetli akım kolon şeması bulunacak ve elektrik planları, ana tabloya en yakın yerde camlı bir dolap içinde muhafaza edilecektir (Madde: 67).
Doğalgazlı kazan dairesini işletecek personel mutlaka yetkili bir kurum tarafından verilen doğalgazlı kazan dairesi işletmeciliği kursunu bitirdiğine dair sertifikalı olmalıdır. Bunun uygulanmasında bina yöneticisi sorumludur (Madde: 55).
Kamu binalarında bir gece bekçisi ve/veya güvenlik görevlisi bulunması asıldır. Gece bekçisi temin edilemeyen yerlerde, hizmetli sayısı 2'den fazla değilse, durum en yakın polis veya jandarma karakoluna bir yazıyla bildirilir ve binanın devriyeler tarafından sık sık kontrol edilmesi sağlanır Hizmetli sayısı 2'den fazla ise ve asıl görev aksatılmadan yürütülebilecekse, hizmetliler sırayla gece nöbeti tutarlar ve ertesi gün istirahat ederler (Madde: 126).
Deprem anında düşüp tehlike yaratabilecek eşya ve araçlar sabitlenir.
B- BÜRO İŞLERİ
a) Evrak, “Standart Dosya Planı”na göre dosyalanır (Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğünün 24/03/2005 tarih ve 2005/7 sayılı genelgesi).
b) Resmi yazışmalarda, 02/12/2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümleri ile MEB Müsteşarlığı’nın 2007/18 sayılı ‘Yaşayan Türkçemiz ve Yazışma Kuralları’ konulu genelge hükümlerine uyulur.
c) Mevzuatında belirtilen defter ve dosyalar tutulur. Bütün defterler, çizelge, makbuz ve dosyaların kazıntısız ve silintisiz yazılıp ve tutulmasına özen gösterilir (MEB Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği, Madde: 25).
d) Brifing dosyası hazırlanır. Brifing hazırlanırken “Brifing Hazırlama ile İlgili Esaslar”a uyulur (MEB Talim ve Terbiye Kurulunun 22/02/1967 gün ve 582/1-9323sayılı kararı, 1442 sayılı TD).
e) Defter, dosya ve kayıtlar, mevzuatında gösterildiği biçimde arşivlenir (MEB Arşiv Hizmetleri Yönergesi).
C- PERSONEL İŞLERİ
1. İstihdam Edilen Personel ve Görevleri
a) Kurumlarda; hizmet ünitelerinin gerektirdiği nitelik ve nicelikte olmak üzere; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’na tâbi memur ve 4857 sayılı İş Kanunu’na tâbi işçi istihdam edilir (Millî Eğitim Bakanlığı Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği, Madde: 7-14).
b) Kurumda istihdam edilen tesis müdürü, tesis şefi, satın alma memuru, ambar ve depo memuru, diğer memurlar ile teknik ve yardımcı personel Millî Eğitim Bakanlığı Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliğinin 9, 10, 11, 12, 13 ve 14. maddelerinde ve diğer mevzuatla kendilerine verilen görevleri yürürlükteki mevzuata uygun olarak yerine getir.
2. Özlük İşlemleri
a) Her personel için “Personel Şahıs Dosyası” düzenlenir. Bu dosyada izin, rapor, ödül, ceza vb. belgeler bulundurulur.
b) “Personel İzin Defteri” tutulur. MEB İzin Yönergesi doğrultusunda alınan izinler bu deftere işlenir. Raporlar usulüne uygun olarak hastalık iznine çevrilir (Mart 2001 tarih 2522 Sayılı TD).
İş Kanununa tabi personel çalıştırılması durumunda, “Yıllık Ücretli İzin Kaydı ” tutulur (Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği, Madde: 20/Ek-1, 03/03/2004 tarih ve25391 sayılı RG).
c) Personelin maaş, ücret vb. her türlü özlük hakları zamanında ödenir.
d) Onay alınmadan personel istihdam edilmez. Kurumda sözleşmeli olarak çalıştırılan personelin sigortalılık işlemleri yaptırılır. Sigorta işlemleri 506 sayılı Sosyal Sigorta Kanunu ile 16 Ocak 2004 tarih ve 25348 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan ve 01/05/2004 tarihinde yürürlüğe giren “Sosyal Sigortalar Kurumu Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği” hükümlerine uygun olarak yürütülür.
İlköğretim Müfettişleri denetimleri esnasında tespit ettikleri sigortasız çalıştırılan/primleri yatırılmayan personeli SSK’ya bildirmekle yükümlüdürler (506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu, Madde: 2, 3, 5, 9, Genel Bütçeye Dahil Daireler ve Katma Bütçeli İdarelerin Denetim Elemanlarınca Yapılacak Tespitler Hakkında Yönetmelik, Madde: 5)
3. Sicil İşlemleri
a) Personelin sicilleri, Aralık ayının ikinci yarısında doldurulur ve ilgili birime zamanında (31 Aralık’a kadar) gönderilir. Sicil verme süresini doldurmuş sicil amirleri görevlerinden ayrılırken personelin sicilini doldurur (Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği, 03/06/1991 tarih ve 20890 RG).
b) Personel Sicil Fişi Defteri tutulur (Millî Eğitim Bakanlığı Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği, Madde: 25/o).
c) Olumlu sicil almış personelin terfileri zamanında sonuçlandırılır. Olumsuz sicil alan memurlar, bu duruma sebep olan kusur ve noksanlarını gidermeleri için, sicil raporlarının bunların muhafazası için görevlendirilen makamların en son teslim tarihini takip eden bir ay içinde, atamaya yetkili amirlerce gizli bir yazı ile uyarılırlar (Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği, Madde: 21).
4. Disiplin İşlemleri
a) Kurum personelinin kıyafetinin, Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Çalışan Personelin Kılık ve Kıyafetine Dair Yönetmelik esaslarına ve hizmetin özelliğine uygun olmasına dikkat edilir (2150 ve 2532 sayılı TD).
b) Personelin disiplin işlemleri mevzuatına uygun sonuçlandırılır.
c) Ödül teklifleri zamanında yerine getirilir (2195, 2302, 2343 ve 2352 sayılı TD).
d) Otel, lokanta, gazino, kantin, mutfak, yemekhane, kuaför birimlerinde çalışan personelin periyodik sağlık muayeneleri yaptırılır (MEB Sağlık İşleri Daire Başkanlığının 0506/2000 tarih ve 2000/60 sayılı genelge, 2514 Sayılı TD).
e) Tebliğler dergileri okutulup imzalatılır (MEB Tebliğler Dergisi Yayım Yönetmeliği, Madde: 7, 2389 sayılı TD).
f) Personelin yazılı istekleri mevzuatına uygun olarak yerine getirilir veya ilgili birimlere zamanında gönderilir.
5. Nöbet İşlemleri
Kurumda nöbet hizmetleri usulüne uygun olarak yerine getirilir (Millî Eğitim Bakanlığı Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği, Madde: 25/k).
D- HESAP VE AYNİYAT İŞLERİ
1. Tesislerin Gelir ve Giderleri (Millî Eğitim Bakanlığı Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği, Madde: 15-16):
Tesislerin gelirleri:
a) Yıllık faaliyet programı dışında diğer kurum ve kuruluşlarca yapılacak tahsislerden ve faaliyetlerden alınacak ücretler,
b) Bakanlığın diğer birimlerince düzenlenecek faaliyetlere katılacaklardan alınacak ücretler,
c) Tesislerden günlük olarak yararlanacaklardan alınacak ücretler,
d) Tesis kantininin kiralanması sonucu elde edilecek gelirler ile kantin işletme gelirleri,
e) Faiz, reklam, bağış ve benzeri gelirler.
Tesislerin Giderleri:
a) Bina onarımları, makine-techizat ve taşıt onarımları ile malzeme alımlarını,
b) Gerektiğinde ek ünitelerin yapılması ve donatılması,
c) Personelin mesai dışı çalışma ücretlerinin il ve ilçe onayı alınarak ödenmesini,
d) Personelin sayıca yeterli olmaması halinde Valilik Oluru ile görevlendirilen personelin ücretlerinin karşılanmasını,
e) Elektrik, su, ısınma, yakıt, telefon, kırtasiye, temizlik ve benzeri işletme masraflarını,
kapsar.
Tesislerde, yıllık faaliyet programı dışında kalan zamanın içinde Millî Eğitim Bakanlığı Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliğinin 19 uncu maddesine göre yapılacak tahsislerden alınacak ücretler mali yılbaşında Bakanlıkça tespit edilir. Bu hususta alınan Makam Oluru, tesis müdürlüklerine bildirilir (Millî Eğitim Bakanlığı Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği, Madde: 20).
2. Katkı Ücretinin Tespiti ve Harcanması (MEB İzcilik ve Öğrenci Eğitim Kampları Katkı Ücreti Yönergesi, 27/05/1996 tarih ve 190 sayılı Bakanlık Makam Onayı):
a) İzcilik ve Öğrenci Eğitim Kamplarına katılacak izcilerden ve öğrencilerden alınacak katkı ücreti, o yılın fiyat artışları dikkate alınarak Bakanlıkça tespit edilir (Madde: 8).
b) Bakanlıkça açılacak kamplara katılacak izcilerin ve öğrencilerin sağlıklı ve dengeli beslenmelerini sağlamak amacıyla alınacak katkı ücreti kamplar açılmadan önce, Bakanlıkça belirlenen tarihlerde izcilerce ve öğrencilerce tesis veya mahalli kamp müdürlüğü adına bir Devlet Bankasına açılacak hesaba yatırılır (Madde: 9).
c) Kamplara katılacaklardan alınacak katkı ücreti öncelikle günlük yemek tabelası için harcanır. Ancak, katkı ücreti arttığı takdirde Daire Başkanlığının Onayı ile; 1. Benzin, 2. Personel (Yardımcı), 3. Eğitim Malzemesi alımları ve onarımları, 4. Tesis İşletme, giderlerine harcanır (Madde: 10).
d) İzcilik ve öğrenci eğitim kamplarına katılacak öğrencilerden makbuz karşılığı alınacak katkı ücreti bir komisyon tarafından harcanır (Madde: 5).
e) Bu Komisyon; 1. Komisyon Başkanı Sabit Tesislerde Tesis Müdürü, çadırlı kamplarda Kamp Müdürü, 2. Eğitim Yöneticisi-Eğitim Şefi, 3. Tesis Şefi veya Tesis Memuru, 4. Kampta görevli liderler arasında seçilen bir lider, 5. Kampta görevli aşçıdan oluşur (Madde: 6).
f) Komisyon aşağıda belirtilen görevleri yapar (Madde: 7):
Katkı ücretlerini makbuz karşılığı teslim alır.
Katkı ücretlerini öncelikle günlük yemek tabelası için harcar.
Artan katkı ücretlerini Daire Başkanlığının Oluru alındıktan sonra tesis hizmetlerine harcar.
Katkı ücreti ile alınan beslenme malzemeleri ve hizmetlerine ait fatura ve harcama belgelerini bir dosyada saklar.
Katkı ücreti ile ilgili gelir-gider durumunu bir işletme defterinde tutar.
Katkı ücretleri ile ilgili her türlü belgeler kamp sonunda tesis müdürlüğüne teslim edilir. Çadırlı mahalli kamplarda bu belgeler kamp müdürünce İl veya İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne teslim edilir.
3. Gelirlerden Sağlanan Paranın Bankaya Yatırılması ve Bankadan Para Çekme
a) Tesislerin işletilmesinden elde edilen gelirler, tesisin bulunduğu yerdeki Merkez Bankasına, Merkez Bankasının bulunmadığı yerlerde muhabir bankaya 24 saat içinde tesis müdürlüğü adına açılan hesaba yatırılır (Millî Eğitim Bakanlığı Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği, Madde: 17).
b) Tesis Müdürlüğü adına bankada açılan hesaptan, tesis müdürü ve tesis mutemedinin imzası ile ihtiyaca göre para çekilir (Millî Eğitim Bakanlığı Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği, Madde: 18).
4. Reklamlar
Tesislerde, tesis müdürlüğünce uygun görülecek yerlere, valilik oluru ile reklam alınabilir. Ancak bu reklamlar kanun, tüzük, yönetmelik ve genel ahlak kurallarına aykırı olamaz. Ayrıca içki, sigara, kişisel propaganda ve siyasi amaçlı reklamlara verilmez. Alınacak reklamlar hakkında Milli Eğitim Müdürlüğüne bilgi verilir (Millî Eğitim Bakanlığı Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği, Madde: 21).
5. Alımlara İlişkin Usul ve Esaslar
Kurumların alım ve hizmet iş ve işlemleri yürürlükteki ihale mevzuatına (2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ile bu Kanunlara dayanılarak çıkarılan Yönetmelikler ve Kamu İhale Tebliğleri) uygun olarak, kurulacak komisyonlar (İhale Komisyonu ile Muayene ve Teslim Alma Komisyonu) marifetiyle yürütülür.
a) İhale Usulü ile Yapılan Alımlar
4734 sayılı Kanunda yer alan ihale usulleri şunlardır:
Açık İhale Usulü (Kamu İhale Kanunu, Madde: 19)
Belli İstekliler Arasında İhale Usulü (Kamu İhale Kanunu, Madde: 20)
Pazarlık Usulü (Kamu İhale Kanunu, Madde: 21)
b) Doğrudan Temin Usulü ile Yapılan Alımlar (4734 sayılı Kanun, Madde: 22; Kamu İhale Genel Tebliği, 25/07/2005 tarih ve 25886 sayılı RG).
Doğrudan temin usulüne göre yapılacak alımlarda, ihale komisyonu kurma ve Kamu İhale Kanununun 10 uncu maddesinde sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince (Harcama Yetkilisi) görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir.
Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 63 ve 64. maddelerine göre; 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendinde belirtilen tutara kadar doğrudan temin usulüyle yapılacak mal ve malzeme alım bedellerinin ödenmesinde;
- Onay Belgesi
- Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı
- Düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme,
- Fatura
- Gereken hallerde muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge,
- Ayniyat tesellüm makbuzu,
ödeme belgesine bağlanır.
c) Ön Ödeme (Mutemet Avansı) Usulü ile Yapılan Alımlar (5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Madde: 35):
Harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla, ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans vermek veya kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları merkezi yönetim bütçe kanununda gösterilir. Her mutemet ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade etmekle yükümlüdür. Süresi içerisinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 21.7.1953 tarihli ve 6183 sayılı Kanun hükümleri uygulanır.
6. Taşınır Mal (Demirbaş) İşleri (Taşınır Mal Yönetmeliği, 10/01/2007 tarih ve 26407 sayılı RG).
a) Defterler (Madde: 9):
Tüketim Malzemeleri Defteri (Örnek: 1): Bu defter, Taşınır Kod Listesinin (A) bölümünde yer alan tüketim malzemelerinin giriş ve çıkış kayıtları için kullanılır.
Dayanıklı Taşınırlar Defteri (Örnek: 2): Bu defter, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde yer alan dayanıklı taşınırların kayıtları için kullanılır. Her bir dayanıklı taşınıra ait giriş ve çıkış kayıtları ayrı yapılır.
Müze Defteri (Örnek: 3): Bu defter, müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için tutulur. Her bir taşınır için ayrı kayıt yapılır.
Kütüphane Defteri (Örnek: 4): Bu defter, kütüphanelerdeki yazma ve basma nadir eserler ile kitap ve kitap dışı materyal için tutulur. Her bir taşınır için ayrı kayıt yapılır.
b) Belge ve Cetveller (Madde: 10):
Taşınır işlemlerinde, işlem türüne göre aşağıda belirtilen belge ve cetveller kullanılır:
Taşınır İşlem Fişi (Örnek: 5; 5/A)
Zimmet Fişi (Örnek: 6; 6/A)
Taşınır İstek Belgesi (Örnek: 7)
Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8)
Taşınır Geçici Alındısı (Örnek: 9)
Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı (Örnek: 10)
Ambar Devir ve Teslim Tutanağı (Örnek: 11)
Sayım Tutanağı (Örnek: 12)
Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli (Örnek: 13)
Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli (Örnek: 14)
Taşınır Hesap Cetveli (Örnek: 15)
Taşınır Kesin Hesap Cetveli (Örnek: 16)
Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli (Örnek: 17)
Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli (Örnek: 18)
* Taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtları ile kullanılacak defter, belge ve cetvellerin bilgisayar ortamında tutulması ve düzenlenmesi esastır (Madde: 11).
c) Taşınırların Giriş ve Çıkış İşlemleri ve Sicil Numarası Verilmesi
Tüketim maddeleri, “Tüketim Malzemeleri Defteri”ne, dayanıklı taşınırlar ise “Dayanıklı Taşınırlar Defteri”ne kaydedilir.
Kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınması esastır. Taşınır kayıtları, yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Her bir kaydın belgeye dayanması şarttır (Madde: 12)
Taşınırlar, edinme şekline bakılmaksızın kamu idaresince kullanılmak üzere teslim alındığında giriş; tüketime verildiğinde, satıldığında, başka harcama birimlerine devredildiğinde, bağışlandığında veya yardım yapıldığında, çeşitli nedenlerle kullanılamaz hale geldiğinde, hurdaya ayrıldığında veya kaybolma, çalınma, canlı taşınırın ölümü gibi yok olma hallerinde çıkış kaydedilir (Madde: 13)
Giriş ve çıkış kayıtları Taşınır İşlem Fişine dayanılarak yapılır (Madde: 13)
Taşınırların giriş ve çıkışlarıyla ilgili diğer hususlarda Yönetmeliğin 13-30. maddelerine göre işlem yapılır.
Taşınırların devir işlemleri Yönetmeliğin 33. maddesi; Kamu idareleri arasında bedelsiz devirler ise, Yönetmeliğin 31. maddesi hükümlerine uygun olmalıdır.
Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlem uygulanmaz.
Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur (Madde: 36)
Oda, derslik ve diğer bölümlerde yer alan dayanıklı taşınırlar, Yönetmelin 8 numaralı eki “Dayanıklı Taşınırlar Listesi”ne yazılarak, ilgili oda, derslik ve bölüm sorumlusuna “Devir Kurulu” tarafından devredilir ve anılan liste bulunduğu yere asılır (Madde: 33).
d) Taşınırların Sayım İşlemleri (Madde: 32).
Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt kontrol yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.
Taşınır sayımları, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır.
Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taşınırlar için gerekli tedbirlerin alınması kaydıyla, taşınır giriş ve çıkışları sayım kurulunun talebi üzerine harcama yetkilisince durdurulabilir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altındadır.
Sayım kurulu öncelikle, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılmasını sağlar. Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar" sütunu, defter kayıtları esas alınarak doldurulduktan sonra ambarlardaki taşınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar Sayım Tutanağının "Ambarda Bulunan Miktar" sütununa kaydedilir.
Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kişilere zimmetle verilmiş olan taşınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar" sütunundaki bilgiler dikkate alınır.
Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması halinde miktarlarında farklılık bulunan taşınırların sayımı bir kez daha tekrarlanır. Yine farklı çıkarsa bu miktar "Fazla" veya "Noksan" sütununa kaydedilir.
Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır.
Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir.
Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin yılsonu hesabını oluşturur.
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI GENÇLİK VE İZCİLİK EĞİTİM TESİSLERİNİN
TEFTİŞİNDE YARARLANILACAK MEVZUAT
A- KANUN VE TÜZÜKLER
1. Türk Bayrağı Kanunu (24/09/1983 tarih ve 18171 Sayılı RG)
2. Türk Bayrağı Tüzüğü (17/03/1985 tarih ve 18697 Sayılı RG)
3. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu (22 Ocak 2002 tarih ve 24648 sayılı RG)
4. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (24/12/2003 tarih ve 25326 sayılı RG)
5. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu (20 Temmuz 1965 tarih ve 12053 sayılı RG)
6. Sivil Savunma ile ilgili Mükellefiyet, Tahliye ve Seyrekleştirme, Planlama ve Diğer hizmetler Tüzüğü (18 Temmuz 1964 tarih ve 11757 sayılı RG)
7. 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu (29, 30, 31 Temmuz, 1 Ağustos 1961 tarih ve 11766-11779 sayılı RG)
8. 4857 sayılı İş Kanunu (10 Haziran 2003 tarih ve 25134 sayılı RG)
9. 4207 Tütün Mamullerinin Zararlarının Önlenmesine Dair Kanun (26 Kasım 1996 tarih ve 22829 sayılı RG)
10. Türk Ceza Kanunu (12 Ekim 2004 tarih ve 25611 sayılı RG)
B- YÖNETMELİK VE YÖNERGELER
1. MEB Gençlik ve İzcilik Eğitim Tesisleri Yönetmeliği (07/01/1997 tarih ve 22870 sayılı RG)
2. MEB Örgün ve Yaygın Eğitim Kurumları İzcilik Yönetmeliği (16/05/1992 tarih ve 21230 sayılı RG)
3. MEB İzcilik ve Öğrenci Eğitim Kampları Katkı Ücreti Yönergesi ( 27/05/1996 tarih ve 190 sayılı Bakanlık Makam Onayı)
4. MEB Okul İçi Beden Eğitimi Spor ve İzcilik Dairesi Başkanlığı Öğrenci Eğitim Kampları Yönergesi (14/02/2001 tarih ve 45 sayılı Bakanlık Makam Onayı)
5. MEB İlköğretim Müfettişleri Başkanlıkları Rehberlik ve Teftiş Yönergesi ( Şubat 2001 tarih ve 2521 sayılı TD)
6. Taşınır Mal Yönetmeliği (18/01/2007 tarih ve 26407 sayılı RG).
7. Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik (26/07/2002 tarih ve 24827 sayılı RG)
8. Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği (31/12/2005 tarih ve 26040 sayılı 3. Mükerrer RG)
9. Temizlik Rehberi (2092 sayılı TD)
10. Kamu Binaları, Daire ve Müessesler İçin Sivil Savunma Kılavuzu.
11. Eskimiş, Solmuş, Yırtılmış ve Kullanılamayacak Duruma Gelmiş Bayrakların Yok Edilmesi Usul ve Esaslarını Gösterir Yönetmelik (08/06/2001 tarih ve 24426 sayılı RG).
12. MEB TTK’nın 22/02/1967 gün ve 582/1-9323sayılı kararı (“Brifing Hazırlama ile İlgili Esaslar”, 1442 sayılı TD)
13. MEB Personeli İzin Yönergesi (Mart 2001 tarih 2522 Sayılı TD)
14. Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği (18 Ekim 1986 tarih ve 19255 sayılı RG)
15. MEB Hizmetiçi Eğitim Yönetmeliği (2417 Sayılı TD)
16. MEB Tebliğler Dergisi Yayım Yönetmeliği (2389 sayılı TD)
17. Milli Eğitim Bakanlığı Kurum Tanıtım Yönetmeliği (Eylül 2006 tarih ve 2528 sayılı TD)
18. Milli Eğitim Bakanlığı Kurum Tanıtım Kılavuzu (Eylül 2006 tarih ve 2528 sayılı TD)
19. Sosyal Sigortalar Kurumu Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği (16 Ocak 2004 tarih ve 25348 sayılı RG)
20. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (02/12/2004 tarih ve 25658 sayılı RG)
21. MEB Bayrak Törenleri Yönergesi (Mart 2007 tarih ve 2594 sayılı TD)
22. Kurum Açılması ve Kapatılmasına İlişkin Esaslar (15 Ağustos 1994 tarih ve 2412 sayılı TD).
C- TEBLİĞ, GENELGE VE ÖNEMLİ YAZILAR
1. Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliğ (28/09/2006 tarih ve 26303 sayılı RG)
2. Başbakanlığın 2004/26 sayılı “Yöneticilerin Fotoğraflarının Kurumlara Asılmaması” konulu Genelgesi ( 01/12/2004 tarih ve 25657 sayılı RG).
3. MEB Savunma Sekreterliğinin 11/07/2000 tarih ve 2000/836 sayılı yazısı
4. MEB Sağlık İşleri Daire Başkanlığının 1996/76 sayılı Genelgesi