Yönetimde Protokol Kuralları

Yönetim, bir resmi ilişkiler sistemi olarak daima “Protokol Kuralları” içinde
gerçekleşir. Özellikle üst yöneticilerin günlük yaşamı daha çok protokol içinde geçer.
Yönetimde protokol, bir anlamda “Resmi Görgü Kuralları” demektir. Nitekim ast ile
üst özel hayatlarında ne kadar samimi bir arkadaş olsa da, yönetimdeki resmi ilişkilerinde
daima protokol kurallarına uymak zorundadırlar.Örneğin, özel ilişkilerinde üstüne Ağabey
diyen bir ast, makamında veya bir toplantıda ona Sayın Başkanım demek zorundadır.
Bu nedenle, yönetimde resmi ilişkilerde geçerli olan ve sıkça uygulanan protokol
kurallarının bilinmesinde, yönetimin ve yöneticilerin başarısı açısından, yarar vardır.
1- Yöneticinize daima saygılı hitap edin.Ona taşıdığı ünvanına göre Sayın
Başkanım veya Sayın Valim deyin veya sadece Beyefendi diye hitap edin.Yöneticinizin
makamına girdiğinizde Saygılar Sayın Başkanım veya Saygılar Beyefendi diyerek
selamlayın.
İçeri girerken ceketinizin düğmeli olmasına dikkat edin.Yöneticiniz Buyurun oturun
demeden oturmayın veya oturmanız gerekiyorsa Müsaadenizle Efendim diyerek
oturun.Otururken amiriniz veya üstleriniz karşısında bacak bacak üstüne
atmayın.Üstünüz ve yöneticiniz size hoş geldiniz veya güle güle derken toka etmek için
elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın.Otururken, üstünüz ayağa kalkarsa siz de
kalkın.Üstünüz ya da amiriniz görüşmenizin sonunda size Memnun oldum, teşekkür
ederim derse ve toka etmek için elini uzatırsa, kalkıp gitmeniz gerektiğini anlayın.
2- Yöneticinin makamına birden çok kişiyle girdiğinizde de seviyenize ve
kıdeminize göre sıralanarak oturun. En üst olan, masaya en yakın oturan ve yöneticiye en
yakın olandır.
3-Yöneticinizle ya da üst yöneticilerle görüşmek için daima sekreteriyle önceden
iletişim kurun.Uygun zamanını öğrenin ve randevu alın.Üstlerinizi ve akranlarınızı randevu
almadan veya en azından izin almadan ziyaret etmeyin.
4-Protokolde üst daima sağdadır. Ast olarak; otururken, ayakta dururken veya
yürürken daima üstünüzün soluna geçin.Üstünüzün önüne geçmeyin, astınızın arkasına
düşmeyin.Seviyenizi bilin. Kendinizi küçük düşürmeyin.
5-Toplantılarda daima protokoldeki yerinize oturun. Statünüzü koruyun.
Toplantıda, toplantı başkanından izin almadan konuşmayın ve daima toplantı başkanına
hitaben konuşun.
6-Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantılarda ve törenlerde
konuşma sırası asttan üste doğrudur. Yani en üst son konuşur. Konuşma sırasını buna
göre belirleyin. Astlar daha çok teknik ve ayrıntılı konularda, üstler ise politik ve stratejik
konularda ve genel nitelikte konuşma yaparlar.Konuşmalarınızın başında ve sonunda
saygıyla selamlamayı unutmayın.
7-Resmi araçlarda protokol makamı aracın sağ arka köşesidir.Üst daima burada
oturur.Sizden üst birini veya konuk olarak bir akranınızı aracınıza aldığınızda sağ arka
köşeyi ona bırakın ve soluna geçin.Resmi aracı kullanan aracın şoförü değil de., üstünüz
veya akranınızın kendisi ise , o zaman şoför mahalline (ön tarafa) geçin.
8-Üst yöneticinizi, odanızın kapısında değil binanızın kapısında karşılayıp
uğurlayın. Akranınızı dairenizin kapısında karşılayıp uğurlayın. Ast konuğunuzu odada
ayağa kalkarak ve tokalaşarak karşılayıp uğurlayın. Tokalaşmada önce el uzatma hakkı
üst olana aittir.
9-Amiriniz veya üstünüz ziyaretinize veya denetiminize geldiğinde ilke olarak
makam koltuğunda oturmayın. Misafir koltuğuna geçip karşısında oturun. Onu kendi
astınız durumuna düşürmeyin. Baş yöneticinizi, Cumhurbaşkanı, Başbakan ve Valiyi
geldiklerinde makam koltuğunuza buyur edin.
10-Astlarınızı ve ast düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul edin.
Akranlarınızı kabul ederken, eğer yaş, kıdem ve diğer yönlerden sizden üst iseler, onları
misafir koltuğunda oturarak kabul etmek bir saygı ifadesidir. İlke olarak, saygı
duyduğunuz kişilerle eşit düzeyde oturun. Makam odanızda uygun bir yerde, ortasında
yuvarlak masa ya da sehpa bulunan, etrafında misafir koltukları olan bir misafir köşesi
düzenleyin. Sembol olarak yuvarlak masanın eşitlik demek olduğunu unutmayın.
11-Üstleriniz ya da resmi misafirlerinizle görüşürken zorunlu olmadıkça: Telefonla
görüşmeyin, Evrak imzalamayın, Başka şeylerle meşgul olmayın. Mecbursanız, özür
dileyin ve izin isteyin.
12-Astınızla resmi olarak görüşürken ve astınıza emir verirken ilke olarak kendi
makamınızda olun ve makam koltuğunuzda oturun. Çünkü,makam , otorite ve hiyerarşi
demektir.
13-Üstlerinize ve akranlarınıza ve astlarınıza “Beyefendi/Hanımefendi” deyin Genel
olarak erkeklere “Beyefendi” bayanlara da “Hanımefendi” diye hitap ediniz. Özellikle
üstlerinize “Ağabey” demekten ve üstlerinizin eşine de “Yenge” demekten çekinin,
“Hanımefendi” diye hitap edin ve söz edin.
14-Makamınıza gelen misafirinize (ziyaretçilerinize) ayağa kalkarak hoşgeldiniz
deyin ve toka edin. Oturmaları için protokol sıralarına göre, uygun yerlere buyur edin.
Kendilerine bir şeyler ikram edin. En azından güler yüz gösterin. Unutmayın, misafirinize
yapacağınız en güzel ikram güler yüzdür.
15-Misafirinizi ve iş sahiplerini önce oturtun, sonra konuşun. Astlarınızla da
görüşmek gerekiyorsa önce oturtun sonra görüşün.
16-Makam odanızda siz daima ev sahibisiniz. Kabul ettiğiz herkes de misafirinizdir.
Misafire ilgi ve saygı genel bir nezaket kaidesidir. Bu nedenle kim olursa olsun önce
misafirinize buyurur etmek, ikram etmek ve saygı göstermek zorundasınız. Unutmayın,
hizmetliniz çay veya benzerini ikram ederken önce misafirinize (Misafirinizin en
büyüğünden başlamak suretiyle) ve en sonra size sunmak durumundadır.
17-Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlayın. Unutmayın,
telefonu önce kim açtıysa önce o kapatır. Üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz ahizeyi
kapatmadan önce siz telefonu kapatmayın. Üstlerinize sekreter aracılığıyla telefon
etmeyin. Rütbece veya statü olarak küçük olanların (astların) büyükleri ararken sekreter
kullanması doğru değildir.
18-Göreve yeni başladığınızda tebrike gelenlere ikram da bulunun. Özellikle ilk ay
içinde size tebrik için gelen akranlarınızı ve üstlerinizi not ediniz. Bir ay sonra onlara
teşekkür için ve iyi ilişkilerinin temini için iade-i ziyarete gidin. Ancak ilk bir-iki ay içinde
çeşitli nedenlerle size gelemeyenlere önce siz gidini ve kendinizi takdim edin. Onları da
kazanmış olursunuz.
Ayrıca, sizden sonra yeni tayin olan yöneticilere ve üstlerinize de tebrik için önce
siz ziyarete gidin.
19-Görevinizden ayrılırken astlarınızla veda toplantısı yapın. Hepsi ile vedalaşın.
Size yardımları, katkıları, çalışmaları, bağlılıkları ve saygıları için kendilerine teşekkür
edin. Eş düzeydeki akran yöneticilere ve üstlerinize de veda ziyaretinde bulunarak
kendilerine her şey için teşekkür edin.
20-Resmi konuşma yaparken; Kesinlikle ben demeyin, Biz veya Teşkilatımız,
Müdürlüğümüz deyin.
21-Başkalarına daima Siz diye hitabedin. Her zaman ve herkese Lütfen deyin ve
teşekkür edin.
22-Çağrılara, toplantılara ve randevulara daima saat ve dakikasında gidin. Ne
önce gidip zaman kaybedin, ne de geç gidip başkalarına zaman kaybettirin.
23-Tanıştırma daima ayakta ve ilk karşılamada olur. Tanıştırmada; Küçüğü
büyüğe, Erkeği kadına, unvanıyla, adıyla ve soyadıyla takdim edin. Bir yere girdiğinizde
önce kendinizi tanıtın.
24-Protokolde daima; Küçük büyüğe, Kadın erkeğe,Ast üste selam
verir.Akranlarınıza da önce siz selam verin.Astlarınızın selamlarına da mukabele edin.
25-Toka etmek bir sevgi ve samimiyet gösterisi olarak bir tür selamlaşma
biçimidir. Ancak, üst el uzatmadan ast el uzatmamalıdır.
Kadınla tokalaşmak için önce erkek el uzatmamalıdır.Kadın elini uzattığında erkek
ona mukabele etmelidir.Çünkü uzatılan el havada bırakılmaz.Tokalaşmada el uzatma
hakkı kadına aittir.
Tokalaşırken gücünüzü göstermeye çalışmayın, sadece hissettirin. Tokalaşırken,
toka ettiğiniz kişinin gözüne bakın.
Tebrikte, tokalaşmaya daima en büyükten başlayın. Protokolda ve resmi ilişkilerde
el öpme ve yanaklardan öpüşme yoktur. Bu sadece gayri resmi ve samimi ilişkilerde söz
konusudur.
26-Her gün temiz ve bakımlı olmayı ihmal etmeyin. Günlük tıraşlı ve kravatlı olun;
elbiseniz ütülü, ayakkabınız boyalı ve giysiniz renk olarak uyumlu olsun. Özellikle resmi
toplantı, tören ve davetlerde elbiseniz koyu renk (Lacivert) takım olsun. Gülmeğiniz düz
ren, ayakkabınız ve çorabınız elbisenize uyumlu olsun. Unutmayın; insanlar daima
görünüşlerine göre karşılanır, şahsiyetlerine göre uğurlanır. Ancak, uğurlamak için
karışlanmak gerekir.
27-Mesai arkadaşlarınızı (astlarınızı, akranlarınızı ve üstlerinizi) özel ve önemli
günlerinde kutlamayı ihmal etmeyin.
28-Kadın ve erkek astlarınız arasında fonksiyonel olarak ayırım yapmayın. Ancak,
kadınlara davranış olarak daha saygılı olun.
Sonuç olarak! Yönetimde başarılı sonuçlar, Daima protokol sistemi içinde, Olumlu
insan ilişkileri temeline dayanır