Resmi_Yazisma_Kurallari2

T.C.
B A Ş B A K A N L I K
Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü
SAYI : B.08.0.PGM.0.23.01.02-6/1482-76887 Tarih : 14/06/1994
KONU : Resmî Yazışma Kuralları
GENELGE
1994/40
Kamu kurum ve kuruluşlarının kurum içi, kurumlar arası veya özel ve tüzel kişilerle
yaptıkları resmî yazışmalarda verimliliğin artırılmasının, resmî yazışmaların standart
esaslara uygun, doğru bir şekilde yapılmasına bağlı olduğu malûmdur.
Resmî yazıların standart esaslara bağlanması yönünde gerek Başbakanlık, gerekse
Bakanlığımız tarafından, zaman içinde çeşitli mevzuat yürürlüğe konulmuş ve yapılan
açıklamlarda söz konusu mevzuat hükümleri doğrultusunda işlem yapılması istenilmişti.
Son olarak Başbakanlıkça hazırlanarak 17/02/1994 gün ve B.02.0.PPG.0.12 - 383 - 3036
(1994/9) sayılı genelge ekinde tüm kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen “Resmî
Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” yürürlüğe konulmuştur. Bundan böyle, bu
esaslar doğrultusunda işlem yapılması gerekmektedir.
Resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallar açısından, sözü edilen esaslarla, “Millî
Eğitim Bakanlığı Merkez, Taşra ve Yurtdışı Teşkilâtına Ait Büro Hizmetleri Yazışma
Esasları ve Dosyalama Sistemi Yönergesi” arasında bazı farklılıklar bulunmakla
birlikte, yazışma kuralları açısından, Başbakanlıkça konulan “Resmî Yazışma
Kurallarını Belirleyen Esaslar” uygulanacaktır.
Resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallar, merkez teşkilâtında resmî yazıları
imzalayacak makam, mevzuat hazırlanırken uyulması gereken kurallar, Başbakanlıkla
yapılacak yazışmalarda dikkat edilecek hususlarla ilgili mevzuatın bir arada, kolaylıkla
temini amacıyla bu Bülten'de; “Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar”ın
yanısıra, “Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Tüzük ve Yönetmelik Tasarılarının
Hazırlanmasına İlişkin Esaslar” ile “Millî Eğitim Bakanlığı Birimlerinin Resmî
Yazışmalarda Kullanacakları Kod Numaraları” ve resmî yazışmalarda dikkat edilmesi
gereken bazı hususlardaki Başbakanlık genelgelerine yer verilmiştir.
Gereğinin ekteki mevzuat ve resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallarla ilgili
açıklamalar doğrultusunda yapılmasını rica ederim.
Bener CORDAN
Bakan a.
Müsteşar
EKLER
EK - 1 Resmî Yazışmalar Kuralları
DAĞITIM
- Merkez Teşkilâtı Birimlerine
- Valiliklere
RESMÎ YAZIŞMA KURALLARI İLE İLGİLİ AÇIKLAMALAR
1. Yöneticilerin görev, yetki ve sorumlulukları :
Bilindiği gibi istikrarlı ve etkili yönetim; yönetimin amaç, teşkilât ve süreç boyutlarının
birbirlerini tamamlamaları ile mümkündür.
Bir görevler dizini olan ve götürülmesi istenilen bütün hizmetleri kapsamına alan amaç
boyutu, yetişmiş insan unsuruna dayanmaktadır. Yönetimler, ne kadar yetişmiş insan
gücü potansiyeline sahip olurlarsa, yapılması istenilen hizmetler de o oranda zamanında
ve yerinde sunulmuş olur. Buna paralel olarak toplumdaki huzur ve refah seviyesi
giderek yükselir.
Yönetimin önemli bir boyutunu da iletişim hizmetleri oluşturmakta, kamu kurum ve
kuruluşlarının kendi aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerinin büyük bir
kısmı resmî yazılar yoluyla sağlanmaktadır.
İletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, zaman ve kırtasiye tasarrufunun
sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi; bu konudaki kurallara
uyulmasına bağlı olduğu kadar, yöneticilerin yetkilerini yerinde, zamanında ve doğru
olarak kullanmasına, her kademedeki personelin de yetiştirilmesine ve sorumluluk
bilinciyle hareket etmesine bağlıdır.
3797 sayılı Millî Eğitim Bakanlığı'nın Teşkilât ve Görevleri Hakkında Kanun, İl ve İlçe
Millî Eğitim Müdürlükleri Yönetmeliği, yetki devri yapılmasına ilişkin Bakanlık
Onayları vb. diğer mevzuat ile Bakanlığımız merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı
birimlerinin görevleri, bu birimlerde hizmet gören her kademedeki yönetici ve diğer
personelin yetki ve sorumlulukları belirlenmiştir.
Bu çerçevede, her kademedeki yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve
sorumluluğunun bilinciyle hareket etmesi beklenen ve istenen bir durumdur. Bu
bakımdan, her kademedeki yöneticiler, maiyetlerindeki personelin resmî yazışmalarda
uyulması gereken hususlarda yetişmelerini sağlayacak, sorunların zamanında, yetki ve
sorumlulukları doğrultusunda, mahallinde çözümlenmesi ve gereksiz yazışmalardan
kaçınılması için gerekli tedbirleri alacaktır.
Bu noktadan hareketle; resmî yazışmaların Devlet Memurlarının Müracaat ve
Şikâyetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri ile belirlendiği gibi hiyerarşik kademeye
uygun olarak yapılması sağlanacak, her kademedeki yetkili birimler, sorunların
çözümlenmesinde yetkilerini kullanmaktan kaçınmayacaktır. Özellikle mevzuatta
tereddüte meydan vermeyecek şekilde açık hüküm bulunan ve genelge, genelge
açıklama veya münferit açıklama yapılan konularda kesinlikle üst makamlara görüş
sorulmak suretiyle iş hacmi artırılmayacaktır.
Sorunlar oluştuğu mahalde varolan mevzuat ve diğer kaynaklardan yararlanılarak
çözümlenmeye çalışılacak, çözümlenemediğinde konu ayrıntılı bir şekilde ortaya
konulmak suretiyle bir üst birimden görüş istenecektir. Araştırma yapmadan ve kendi
görüşlerine yer vermeden hiçbir sorun üst makamlara veya birimlere taşınmayacaktır.
Nitekim yazışmalarda müracaat ve şikâyetlerde hiyerarşik kademelerin atlanmaması
ilkesinden amaç, uygulamada karşılaşılan aksaklıkların mahallinde çözümlenemiyorsa
bir üst makamda çözümlenmesi, dolayısıyla üst yönetim kademelerinin teferruatlı işler
dışında tutulmasıdır.
Bu bakımdan, yukarıda da ifade edildiği gibi basit bir araştırma ve inceleme sonucunda
mahallinde çözümlenebilecek konuların, tereddüt konusuymuş gibi üst birimlere veya
makamlara taşınmasının önlenerek ilçe ve il teşkilâtlarının aracı durumdan
kurtarılması sağlanacaktır.
Konuyu bir örnekle açıklamak gerekirse; öğretmenlerin aylık karşılığı okutmaları
gereken derslerin hangileri olduğu son olarak, Talim ve Terbiye Kurulu'nun 17/01/1994
gün ve 2399 sayılı Tebliğler Dergisi'nde yayımlanan 523 sayılı “Öğretmenliğe
atanacakların atamalarına esas branşlarıyla mezun oldukları yüksek öğretim programı
ve aylık karşılığı okutacakları esas derslerle diğer dersler” konulu kararı ile belirlenmiş
olup, bu kararda, “Matematik” öğretmenlerinin aylık karşılığı okutacağı dersler
arasında “Ticaret” dersi sayılmadığı halde, matematik öğretmeninin ticaret dersini
aylık karşılığı okutup okutamayacağının sorulması gereksiz yazışmayı teşkil edecektir.
Bu durum her derece ve türdeki okul ve kuruma Tebliğler Dergisi gönderilmesi
nedeniyle daha başlangıçta okul müdürlüğü düzeyinde çözümlenmesi gereken bir
konudur.
Burada önemli görülen bir diğer hususa değinilmesinde yarar görülmektedir. Üst
birimlerce teşkilâtımızın en alt kademesindeki bütün personele duyurulması istenilen
genelge, genel açıklama, bülten, döküman v.b.'nin duyurulmasında birimler arasındaki
kopukluk veya gecikmenin önlenmesi, sorunların mahallinde ve zamamında
çözümlenmesi bakımından önem arzetmektedir. Bununla ilgili hassasiyet ve dikkatin
her kademedeki sorumlular tarafından gösterilmesi yönünde birim amirlerince önlem
alınması gerektiği ortadadır.
2. Resmî Yazışmalarda Kâğıt Boyu ve Kullanımı
Resmî yazışmalarda halen kullanılmakta olan, ancak Resmî Yazışma Kurallarını
Belirleyen Esaslar hükümlerine uymayan matbu kâğıtların kullanılmasına devam
edilecek, stoklar tükenince, sözü edilen esasların 5 inci maddesi hükümlerine uygun
kâğıt kullanılacaktır.
3. Başlık
Bilindiği gibi taşra teşkilâtımızın çeşitli birimlerinde kullanılan kâğıtların başlıkları
oldukça farklılık arzetmektedir.
Yine mevcut stoklar tükeninceye kadar bu kâğıtlar kullanılacak, yeni kâğıtlarda
başlıklar aşağıda verilen örneklere uygun bir şekilde hazırlanacaktır.
ÖRNEK 1. İl Millî Eğitim Müdürlüklerinde;
T. C.
ANKARA VALİLİĞİ
İl Millî Eğitim Müdürlüğü
ÖRNEK 2. İlçe Millî Eğitim Müdürlüklerinde;
T. C.
ANKARA VALİLİĞİ
Çankaya İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü
ÖRNEK 3. Okul ve diğer eğitim kurumlarında;
T. C.
ANKARA VALİLİĞİ
Çankaya Kurtuluş Lisesi Müdürlüğü
T. C.
SİVAS VALİLİĞİ
Yıldızeli Şeyhhalil Köyü İlköğretim Okulu
Müdürlüğü
4. Sayı, Konu ve Tarih
Özellikle, taşra teşkilâtı birimlerinin kullandıkları kağıtların sol üst köşesinde
“BÖLÜM”, “SAYI” ve “KONU” ibareleri bulunmaktadır. Ancak esaslarda “BÖLÜM”
ibaresine yer verilmediğinden, resmî yazışmalarda kullanılan kağıtlarda “BÖLÜM”
ibaresi kaldırılacak, yeni bastırılacak başlıklı kâğıtların, “SAYI”, “KONU” ve
“TARİH” bölümlerinin Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esasların ilgili madde
hükümlerine uygun olmasına dikkat edilecektir.
“SAYI” bölümünde Bakanlığımızca belirlenen ve Başbakanlık bilgisayarlarına girilmiş
olan “KOD” sistemi kullanılacaktır.
Kod sistemi, Bakanlık merkez teşkilâtı yurt dışı teşkilatı, bağlı kuruluşlar ile il ve ilçe
millî eğitim müdürlükleri düzeyindeki birimlerce kullanılacak, okullar bazında bu
sistem uygulanmayacaktır.
Yazının “TARİH” bölümü ise, Esaslarda belirtilen şekle uygun olarak düzenlecektir.
5. Yazının Gönderileceği Makam
Resmî yazıların gönderileceği “makam”la ilgili hususlara, Esasların 10 uncu
maddesinde yer verilmiş ve yeterli açıklama yapılmıştır.
Ancak, gerek Bakanlığımız merkez birimlerinin birbirleriyle, gerekse taşra teşkilâtının
merkez birimleriyle yaptığı yazışmalarda; yazının gönderileceği makam veya birimin
doğru tespit edilememesinin zaman ve kırtasiye israfına neden olduğu sıkça rastlanan
bir durumdur.
Yazının gönderileceği makam veya birimin doğru tespit edilebilmesi herşeyden önce,
yukarıda “1 - Yöneticilerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları” bölümünde değinildiği gibi
hangi türdeki iş ve işlemlerin hangi birimlerce yürütüldüğünün belirlendiği mevzuatın
çok iyi bilinmesini gerektirir.
Dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da Bakanlığımız merkez teşkilâtı birimlerinden
gönderilen ve sonucundan bilgi ve belge istenilen genelge, genel açıklama veya münferit
yazıların cevabının hangi birim veya makama bilgi verileceğinin tespitidir.
Özellikle bazı genelge veya genel açıklama türündeki yazılarda, yazıyı kaleme alan
birimce, sonucundan bir başka birime bilgi ve belge gönderilmesi istenildiği halde bilgi
veya belgelerin yazıyı kaleme alan birime gönderildiği görülmektedir. Bu nedenle bu tür
uygulamalara meydan verilmeyecektir.
Konuyu örnekle açıklama gerekirse, öğretmenlerimizin yer değiştirme suretiyle atanma
esas ve usullerini belirleyen Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nün
12/1/1994 gün ve 201.4.MEV.D.BŞK.MPln.Şb.94/114-5280 (1994/5) sayılı genelgesinde
yer değiştirme işlemlerine yönelik bilgi ve belgelerin branşlar itibariyle tasnifinin
yapılarak genelgenin mevzuat dairesinden çıktığı dikkate alınarak bu daireye değil ayrı
ayrı üst yazılarla Personel Genel Müdürlüğü'nün ilgili atama dairesi başkanlıklarına
gönderilmesi gerekmektedir.
Yani, matematik öğretmenleri ile ilgili bilgi ve belgelerin gönderildiği yazıda genelge ilgi
tutulmakla beraber yazının gönderileceği makam bölümünün;
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personal Genel Müdürlüğü Matematik - Fen Grubu
Atama Dairesi Başkanlığı)
şeklinde yazılması, yazının doğrudan ilgili birimine gitmesini kolaylaştıracaktır.
Merkez teşkilâtı birimlerince, taşra teşkilâtına gönderilen yazıların makam kısmına “
................... VALİLİĞİNE” ifadesi kullanıldığı bilinen bir durumdur.
İlgili birim amirince özellikle valilik makamınca görülmesinde yarar olduğu tespit
edilen yazılar dışında, bilgi ve belge akışının daha da hızlandırılması bakımından
yazının gideceği makam kısmı;
.......................... VALİLİĞİNE
(İl Millî Eğitim Müdürlüğü)
şeklinde düzenlenebilecektir.
Başbakanlığa doğrudan gönderilecek yazılarda sadece “BAŞBAKANLIĞA” başlığı
kullanılacak, bu başlık altında parantez içinde alt birim belirlenmeyecektir.
Başbakanlığa bağlı olup, görev dağılımında Devlet Bakanlıklarına bağlanan kurumlara
gönderilecek yazıların özelliğine göre gönderilecek makam aşağıda verilen örneklere
uygun olarak yazılacaktır.
ÖRNEK 1.
DEVLET BAKANLIĞINA
(Sn. Aykon DOĞAN)
ÖRNEK 2.
DEVLET BAKANLIĞINA
(Devlet Personel Başkanlığı)
Diğer bakanlıklara gönderilecek yazılarda ise mümkün olduğu kadar ilgili Bakanlığın
adının altında parantez içinde alt birim belirlemesi yapılacaktır.
ÖRNEK 3.
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Ayrıca, resmî ve özel ayrımı yapılmaksızın kişilere gönderilecek yazılarda isimden önce
“Sayın” ifadesi kullanılacaktır.
6. İlgilerin Yazılışı
Resmî yazılarda, zaman ve kırtasiye israfının önlenmesinde, yazının gönderileceği
birimin/makamın doğru tespiti ne kadar önemli ise “İLGİ”nin doğru ve tam
yazılmasının önemi de büyüktür. Bu bakımdan “İLGİ”ler, Esaslarda açıklandığı şekilde
yazılacaktır.
Herhangi bir valilikten Personel Genel Müdürlüğüne “İzin” konusunda bir görüş
sorulduğunu, Personel Genel Müdürlüğünün de konuyla ilgili bilgi ve belge istediğini
düşünelim. Bu durumda valilikçe bilgi ve belgeler gönderilirken, “İLGİ” aşağıdaki gibi
düzenlenecektir.
İLGİ : a) ............ Valiliği Millî Eğitim Müdürlüğü'nün 03/01/1994 tarih ve 243.1. -Özl.
İşl.Şb. 94/115 sayılı yazısı.
b) Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nün 20/01/1994 tarih ve
B.08.0.PGM.0.23.01.03-94/233-2915 sayılı yazısı.
Ancak, gerekli görüldüğü takdirde, kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliği
bozulmadan “İLGİ”
İLGİ : a) ............ Valiliği Millî Eğitim Müdürlüğü'nün .................. tarih ve ..................
sayılı yazısı.
b) Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nün ............. tarih ve ................
sayılı yazısı.
şeklinde anlamlı kısaltmalar yapılarak da düzenlenebilecektir.
Merkez teşkilâtı birimlerinin birbirleriyle yaptığı yazışmalarda İLGİ;
İLGİ : Millî Eğitim Bakanlığı ................... Genel Müdürlüğü'nün .............. tarih/ gün ve .
...................... sayılı yazısı.
şeklinde değil.
İLGİ : ................... Genel Müdürlüğü'nün ................ tarih/gün ve .............. sayılı yazısı.
şeklinde düzenlenecektir.
İlgili birimin kodunda herhangi bir kısaltma yapılmayacak o birimin kodu aynen
yazılacaktır.
7. İmza Bölümü
Resmî Yazışma Kuralarını Belirleyen Esaslar'la imza bölümünde, önceki uygulamadan
bazı farklılıklar getirilmiştir. Buna göre yazının “İMZA” bölümü sözü edilen esasların
(ÖRNEK - 5)'ine uygun olarak düzenlenecektir.
Konuyu İl Millî Eğitim Müdürlükleri açısından örnekle açıklama gerekirse, (iller
bazında imza yetkileri de dikkate alınarak) yazının imza bölümü;
ÖRNEK 1.
İmza
Adı Soyadı
Vali
ÖRNEK 2.
İmza
Adı Soyadı
Vali a.
Vali Yardımcısı
ÖRNEK 3.
İmza
Adı Soyadı
Vali a.
Millî Eğitim Müdürü
şeklinde düzenlecektir.
Ayrıca, merkez teşkilâtı birimlerinin birbirleriyle yaptıkları yazışmalarda “Bakan a.”,
“Genel Müdür a.” şekilde ibare kullanılmayacaktır.
8. Onaylar
Esaslarda, onayla ilgili hükümlere 14 üncü maddede yer verilmiş ve ÖRNEK 8-A,
ÖRNEK 8-B ile de örneklenmiştir.
Gerek merkez teşkilâtı gerekse valilikler düzeyinde hangi tür onaylara, bizzat
Bakan/Vali'nin veya hangi türdeki onaylara, daha alt makamların “OLUR” vereceği
ilgili mevzuatla belirlenmiştir. Çeşitli hukuksal sorunların doğmaması bakımından,
sınırları yazılı olarak belirlenmemiş konularda yetkisiz makamlardan onay alınmaması
bir zorunluluktur. Usül yönünden buna dikkat edilmesi, şekil yönünden ise, yukarıda
sözü edilen örneklere uyulması gerekmektedir.
Bilindiği gibi Bakan'a veya Vali'ye ait bazı yetkiler, daha alt makamlara devredilmiş
bulunmaktadır. Yetki devri yapılan konularda alınacak onaylarda bir üst makamın
onayına gerek yoktur.
Konuyu örneklemek gerekirse; atama yetkisi Bakan'a ait olan bazı personelin atama
veya yer değiştirme yetkisi Personel Genel Müdürü'ne devredilmiştir. Böyle bir yetkiye
dayanılarak merkez teşkilâtında herhangi bir birime “şef” olarak ataması yapılacak
personele ilişkin onay;
BAKANLIK MAKAMINA
..........................................................................................................................................
..................................................................................................................
...................................................................
(İmza)
Hüseyin ACAR
Genel Müdür Yardımcısı
O L U R
/ / 1994
(İmza)
Turgut AKAN
Bakan a.
Genel Müdür
şeklinde düzenlenecektir.
“OLUR” kısmı, Bakan tarafından imzalanacak onaylarda Müsteşar; Müsteşar
tarafından imzalanacak onaylarda ise Müsteşar Yardımcısı açısından “Uygun Görüşle
Arz Ederim” ifadesine yer verilecektir. Bu ifade hem onayın aslına, hem de paraflı kısmına
yazılacaktır.
Onaylarda; onayı alan birimin başlıklı kâğıdı kullanılacak, “SAYI” bölümüne de yine
bu birimin kodu ve onayın sayısı yazılacaktır.
9. Parafeler
Esasların 18 inci maddesinde; yazıyı paraflayacak kişinin unvanının kısaltılarak
yazılacağı, sonra ismin baş harfi ve soyadının yazılacağı ve el yazısı ile tarih belirtilerek
paraflanacağı ifade edilmiş ve ÖRNEK - 11'de de gösterilmiştir. Buna göre paraflar;
Şb. Md. : S. KARACAMEYDAN
D. Bşk. : M. BAĞÇECİK
Gn. Md. Yrd. : H. ACAR
Gn. Md. : T. AKAN
şeklinde düzenlenecek, her kademedeki personel soyadının yanına el yazısı ile
parafladığı günün tarihin örneğin; “08/04” şeklinde yazdıktan sonra paraflayacaktır.
10. Gizlilik Derecesi
Esasların 20 nci maddesinde gizlilik derecesiyle ilgili hükümlere yer verilmiş, 28 inci
maddesinde de gizlilik derecelerinin görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya
kuruluşca belirleneceği, kullanılması ve gizlilikle ilgili diğer hususlar açıklanmıştır.
Bakanlığımızca gizlilik dereceleri çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ve kişiye özel olarak
belirlenmiştir.
A - “ÇOK GİZLİ” Gizlilik Derecesi:
İlgilisinden başkası tarafından açıklandığı veya ilgililerinden başkasının eline geçtiği
takdirde; milli güvenliğimizi ciddi şekilde zarara uğratacak, prestijimizi sarsacak,
yabancı bir devlete geniş faydalar temin edecek mahiyetteki tesis, evrak ve diğer dokümanlar
için kullanılır.
8 - “GİZLİ” Gizlilik Derecesi:
Açıklandığı takdirde veya ilgisinden başkasının eline geçtiğinde milli menfaatlerimize
zarar getirecek veya prestijimizi sarsarak yabancı bir devlete menfaat temin edecek
mahiyetteki evrak ve dokümanlardır.
“GİZLİ” gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:
a. İlmi teknik ilerlemeler ve önemli gelişmeler (hizmete girinceye kadar)
b. İleride kullanılacak bazı yeni teknikler veya metodlar,
c. Gizli mahiyetteki fotoğraf, şema vb,
d. Ekonomik alanda önemli tedbirler,
e. Muhteviyatları ancak belirli şahıslara duyurulacak önemli politik haber ve
yönergeler,
f. Yurt savunması programları.
C - “ÖZEL” Gizlilik Derecesi:
Açıklandığı takdirde milletimizin menfaatine zarar getirecek veya bir şahsın zarar
görmesine sebep olacak mahiyette olan evrak ve dokümanlar.
“ÖZEL” gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:
a. Saklı tutulması istenen hususlar, tahkikat raporları, disiplinle ilgili şahıslara ait
dokümanlar,
b. Mutad istihbarat raporları,
c. Özel mahiyetteki fotoğraf, model ve şemalar,
d. Açıklanması yabancı bir devletle olan münasebetlerimizi zararlı duruma sokacak
olaylar.
D - “HİZMETE ÖZEL” Gizlilik Derecesi:
ÇOK GİZLİ, GİZLİ ve ÖZEL gizlilik dereceleriyle korunması gerekmeyen ve bilmesi
gerekenlerden başkasının bilmesine izin verilmeyen yerler, döküman ve evrak için
kullanılır.
“HİZMETE ÖZEL” gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:
a. Basına açıklanması gerekmeyen ve yalnız resmî amaçlar için kullanılacak teknik ve
eğitim dökümanları,
b. Teşkilât mülâhazaları ile muhafaza altında bulundurulması gereken disiplin
mahiyetindeki soruşturma raporları ve şahsi evrak dökümanlar,
c. Ayrı ayrı gizli olmayan fakat bir araya getirilince gizlilik derecesinde olan bilgi
topluluğu.
E - “KİŞİYE ÖZEL”
Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını belirtir. Her
gizlilik derecesindeki evraka bu işaret, lüzumlu ise verilebilir. KİŞİYE ÖZEL işareti;
yazıda, tarih bloku üzerine damga ile kırmızı olarak basılır.
11. Evrak Akış Formu
Esasların 27 nci maddesinde, evrakın kurum içinde hızlı bir şekilde akışını sağlamak
için yazılarak EK - 5'teki evrak akış formunun ekleneceği hükmüne yer verilmiştir.
Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilâtı birimlerine intikal eden evrak sayısının oldukça
yoğunluğu nedeniyle, evrak akış formu her evrak için değil, takibinde zorunluluk
görüldüğü birim amirlerince belirlenecek evrak için kullanılacaktır.
12. Yazışmalarda Dikkat Edilecek Diğer Hususlar
a. Gerek Bakanlığımız personelinin, gerekse vatandaşlarımızın; 3071 sayılı Dilekçe
Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ile Devlet Memurlarının Müracaat ve Şikâyetleri
Hakkında Yönetmelik Hükümlerine uygun olarak yaptıkları yazılı başvuruları ilgili
kurum veya birim amirlerince usulünce kabul edilecek ve süresi içinde mutlaka gereği
yapılacaktır.
b. Resmî yazı, dilekçe, mektup, vb. evrakın ön yüzüne kayıt kaşesi basılmayacak, ilgili
birime veya personele havale yazılmayacak, bu tür işlemler evrakın arka yüzüne
yapılacaktır.
c. Resmî yazılarda silinti, kazıntı olmayacak, harf veya rakamlar üst üste
vurulmayacaktır.
d. Üst makamlara yazılan görüş isteme yazılarında, bilgi veya belge türündeki ekler
hariç, daha alt makamların yazılarının asılları veya örnekleri gönderilmeyecek, bu
yazılar daha sonra cevabi yazılarla birleştirmek üzere alt birimlerde muhafaza
edilecektir.
Örneğin; herhangi bir konuda okul müdürlüğüne dilekçe ile başvuruda bulunan bir
öğretmenin dilekçesinde yer verdiği sorunun, okul müdürlüğünce veya il ve ilçe
düzeyinde çözümlenmesinin mümkün olmaması, Bakanlığın ilgili biriminden görüş
istenmesinin zorunluluğu halinde; öğretmenin dilekçesi okul müdürlüğünde, okul
müdürlüğünün görüş isteyen yazısı ilçe millî eğitim müdürlüğünde, ilçe millî eğitim
müdürlüğü yazısı ise il millî eğitim müdürlüğünde kalacaktır. Bakanlığın ilgili birimine,
sadece sorunu dile getiren il millî eğitim müdürlüğü yazısı intikal ettirilecektir.
Esasların 3 üncü maddesinde fax ile gönderilen mesajların 5 gün içinde teyidinin
yapılmasının gerekliliği belirtilmekle birlikte, her fax mesajının teyidi yapılmayarak çok
önemli olduğu tespit edilen konulara ilişkin fax mesajları teyit edilecektir.
Fax metinlerinin gönderilmesinde Esaslarda belirtilen EK - 7 formu kullanılabileceği
gibi Esaslara uygun olarak hazırlanan metinler de fax'la gönderilebilecektir.
Esasların 12 nci maddesinin 1 inci fıkrasındaki, yazı metnini oluşturan paragraflar
arasında bir aralık bulunacağına ilişkin belirlemenin bugüne kadar uygalamada yer
verilen bir araya bir ara daha ilâve edileceğine yönelik olduğundan yazı metinlerinin
özelliğine göre yazı içindeki paragraflar arasında 1.5-2 aralık bulunacaktır.